「ビザ期限アラート by 行政書士顧問」で人事・法務部の在留資格の課題解決

谷島行政書士グループが顧問サービスで提供するサービス例である「ビザ期限アラート by 行政書士顧問」について、以下の通り紹介いたします。

外国人雇用企業の増加と、在留管理の自己防衛時代

少子高齢化と多様化社会において外国人雇用はもはや必須であり、社会的にも差別ができない時代です。

外国人雇用企業では、在留資格や在留カードの理解不足、あるいは誤解や期限超過が見受けられます。その場合、外国人が「資格外活動違反」となることがあります。

事業者には、外国人受け入れ停止、以後の不許可などの行政処分や、「不法就労助長罪」等の刑罰が事業者にも科されるケースがあることに注意が必要です。

なお、行政処分については、特定行政書士による救済手続の代理が可能です。

在留管理ができていない場合の処分

事業者が業務範囲逸脱を知っていた場合、所管する担当や経営陣は、上記資格外活動違反の共犯とされることがあります。

さらに、不法就労助長罪は「五年以下の拘禁刑若しくは五百万円以下の罰金」又はそれらの併科に改正され、年々重罰化されております（令和6年改正入管法）。過失がない場合に事業者は免れる法令となっておりますが、事業者が就労させていて在留管理を適正にできていないような漏れが生じる場合、免れることは極めて稀といえるでしょう。

在留カードやコンプライアンスなど在留管理の課題

外国人雇用を行うにあたり、最初の在留資格の申請サポートに手厚い企業の場合、在留期限管理を当然に企業担当者が行うこととなっているケースもあります。また、国民性から、プライベート重視や過去の許可概要、あるいは住所まで見せてしまうことに抵抗があり、企業担当者に在留カードや詳細を開示しない外国人もおります。しかし、在留カードを確認せずに妥協してしまう企業担当者は、不法就労助長のおそれにつながります。

なお、以下の在留資格の場合は、在留カードだけでは足りず、指定書も範囲を確認しなければなりません。指定書確認のうえ、雇用契約、技能実習計画なども確認が必要です。また、派遣や異動があれば資格外活動になることが多くあります。
「特定技能」16分野ごとに、業務区分がさらに分かれ、雇用契約もチェックする必要
「技能実習」
「特定活動」：告示外を含め100種類前後
「高度専門職」
「企業内転勤」

Excelによる在留管理の限界

今まで在留資格、就労範囲や期限をExcelで対応していたが、その限界として、担当者のExcelの編集漏れ、また育成コストをかけた担当がやめてしまい、在留資格ごとの範囲や申請時期などを把握できないことがあります。

また、在留カードと連動していないとデータ修正がなされず、誤った期限のままとなっているケースもあります。

谷島行政書士グループでは在留カードをクラウドに保管し、在留期限と結び付けた一つのシステムで管理し一元化します。二元による漏れがありません。

担当者の責任とシステム管理の限界

企業担当者がシステム管理をしていても漏れてしまうリスクがあります。担当者が単独でチェックしても1％くらい生じるような期限超過などの致命的リスクがあれば、50名の在留管理を2年間行う場合、100回の在留管理を行うため、1回前後は致命的な処分が生じることになります。

　50 * 2 = 100

このような責任が重大であるところ、担当はそこまで熟知しておらず専門家ではありません。システムを使って管理しているので、簡単に務まる前提となっている場合は特に相応の責任を負わせることは無理があり、それに比して企業の法的責任は重大です。

谷島行政書士グループの「システム＋行政書士アラート」

谷島行政書士グループが提供する「ビザ期限管理/アラートサービス」は、外国人従業員の在留資格の更新期限を一括で管理し、企業の担当者に通知することで、期限切れによる不備を未然に防ぎます。

しかも、企業担当者がシステム管理をしていても漏れてしまうリスクを、専門行政書士である谷島行政書士グループがWチェックで防ぎます。

このサービスは、入管法の遵守を確保し、企業が安心して外国人材を活用できる環境を整えることで企業の積極的な戦略実行を支援します。

谷島行政書士グループは「外国人雇用に日本一の安心」を価値とした外国人雇用専門家ならではのサポートを提供します。

在留資格の更新期限の管理

谷島行政書士グループはリーガルテックにも取り組んでおり、自社開発システムを活用し、外国人従業員の在留資格更新期限を一元的に把握・管理します。

弊社スタッフからのアラートを漏れなく行うか、企業担当者が直接管理できるように、把握しやすい形式でデータベースにいたします（直接管理の場合は、初期費用を頂きます）。

在留カードとの連動管理

在留カードもクラウド管理し、御社の外国人従業員の在留資格情報をシステムに反映し、期限が近づいた際にアラートが表示されるよう設定いたします。

我々は、ケースに応じた方針を企業と打合せをして決め、御社に適切にアラートを行います。

自動アラート・通知機能

在留資格更新の期限が近づいた際に、事前に通知するアラートを提供いたします。アラートのタイミングは、在留資格ごとに適切にこちらで設定し、アラート機能は3回ほど繰返します。通知はメールやシステム内のダッシュボードに表示され、担当者が見逃すことのないよう工夫されています。

在留カード連動の期限管理データベース構築

Excelなどでもよいので在留期限のデータを頂き、こちらで構築します。

在留カードから構築することもできます。

作業ボリュームが多い場合は初期費用を先に提示させていただきます。

さらなるワンストップ：更新書類授受、申請書作成、申請代行サービス

以下のワンストップサービスも追加報酬無しで可能です。
□　手続窓口アウトソーシング：外国人の書類窓口
□　ワンストップで在留期間更新手続代行

サービスのメリット

期限管理の効率化

各従業員の更新時期を個別に確認する手間を削減し、担当者の業務効率を大幅に改善します。

コンプライアンス強化

在留資格更新の漏れによる法令違反リスクを回避し、企業の信頼性を維持します。

スムーズな更新手続き

アラート通知により、余裕を持った手続きが可能となり、従業員と企業双方にとって安心です。

対象企業・利用シーン

外国人従業員を複数名雇用している企業

更新期限が異なる複数の外国人従業員を抱える企業では、担当者による手動管理が煩雑になりがちです。本サービスで一括管理することで、業務負担を軽減します。

法務や人事部門の負担軽減を求める企業

法務部門や人事部門での負担が大きい企業にとって、更新手続きの効率化と制度遵守の支援を同時に受けられるサービスです。

導入の流れ

初回ヒアリング

外国人従業員の在留資格状況についてヒアリングを行い、適切な期限管理設定と通知方法を確認します。

在留カード連動の期限管理データベース構築

Excelなどでもよいので在留期限のデータを頂き、こちらで構築します。
在留カードから構築することもできます。
作業ボリュームが多い場合は初期費用を先に提示させていただきます。

アラート設定とテスト実行

必要な通知タイミングを設定し、試用期間で通知の精度とアラート内容を確認・調整いたします。

定期サポートとフォローアップ

入管法改正は毎年のように最近頻繁であるため、法改正にも柔軟に対応します。必要に応じた個別相談も提供します。

まとめ

谷島行政書士グループは、在留管理の重要性を理解している専門家として、企業担当者のご負担を減らし、リスク管理でお役に立ちます。

我々はシステム管理と、ITの欠点を補った人的な行政書士によるアラートで、企業が外国人材を安心して雇用できる体制を築くためのパートナーです。サービスの詳細については、お気軽にお問い合わせください。