1. 特定技能所属機関にも受入停止リスクが生じる：登録支援機関に「伝えていない」では済まない

今回の「特異事案報告」に係る運用変更は、登録支援機関だけの問題ではありません。特定技能所属機関にとっても、登録支援機関との情報共有をすべて行えるわけではありません。法令を知らないこともあるからです。

しかし、それであっても法的に届出漏れ・報告漏れ・支援不備が発生します。特定技能所属機関が処分をされると、登録支援機関も「通報」などを含む支援の観点において処分されるリスクは高くなります。

また、登録支援機関にあえて伝えていないと疑義をもたれることも「受入停止」等の重大な処分につながります。入管庁は、特定技能所属機関に関する不正行為の類型として、1号特定技能外国人支援に基づく支援に関し、出入国又は労働に関する法令違反や特定技能基準省令の基準不適合等の事実を隠蔽する目的で、特定技能外国人の意思表示等を妨げる行為又は必要な記録等を作成しない行為を追加すると説明しています。

つまり、所属機関が、外国人本人の相談を妨げる、支援機関に情報を渡さない、記録を残さない、問題を隠すという対応をすると、所属機関自身の適正性にも影響します。

専門の行政書士法人等からアドバイスをもらい、定期的に法令を確認し、把握していくことが重要です。谷島行政書士法人グループでは「特異事案報告」その他特定技能に詳しい専門行政書士が対応しております。また、「受入停止」等の行政処分対応も、代表をはじめ「特定行政書士」が処分対応可能です。お気軽にお問い合わせください。

2. 顧問契約で整備すべき実務フロー

特異事案報告への対応で重要なのは、問題が発生した後に慌てて判断することではありません。平時から、次のようなフローを整えておくことです。

2-1. 相談・面談記録の標準化

定期面談、随時相談、LINE・メール・電話での相談について、最低限次の事項を記録する必要があります。記録がなければ、後日「支援を実施していなかった」「問題を把握していたのに放置した」と評価されるリスクがあります。

• • 相談日
  • 相談者
  • 相談内容

• 所属機関への確認有無
• 対応結果
• 関係機関への相談有無
• 特異事案報告の要否判断
• 再発防止策

2-2. 特異事案の社内判定基準

登録支援機関は、少なくとも次の3段階で事案を分類すべきです。この判定基準がないと、担当者ごとに判断が分かれ、届出漏れ・過少対応・過剰対応が発生します。

2-3. 所属機関への是正要請文の整備

登録支援機関が所属機関の基準不適合を疑う事実を把握した場合、いきなり報告するだけでなく、事案に応じて所属機関に確認・是正を促す必要があります。たとえば、次のような書面を整備しておくと実務上有効です。

• 給与未払いに関する確認書
• 社会保険・税滞納に関する確認書
• 面談協力要請書
• 支援実施に必要な情報提供依頼書
• ハラスメント・暴力等に関する事実確認書
• 特異事案報告の可能性に関する通知書

2-4. 登録支援機関と所属機関の契約条項の見直し

特異事案報告は、単なる届出実務ではなく、支援委託契約・顧問契約・記録管理体制と一体で考えるべきテーマです。支援委託契約書には、次の条項を入れておくべきです。

• 所属機関の情報提供義務
• 面談・相談対応への協力義務
• 基準不適合又はその疑いがある場合の通知義務
• 登録支援機関が入管・関係機関へ報告・相談できる旨
• 所属機関が報告を妨げてはならない旨
• 虚偽説明・情報不提供があった場合の解除条項
• 追加対応が発生した場合の報酬条項

3. 谷島行政書士法人グループのサービス内容

谷島行政書士法人グループでは、特定技能制度に関する届出・支援体制・登録支援機関運営について、次のようなサービスを行っています。

特定技能制度では、受入れ人数が増えるほど、給与、住居、社会保険、支援記録、定期面談、届出の管理が複雑になります。「問題が起きたら相談する」体制では、届出期限や記録不備に間に合わないことがあります。

登録支援機関・特定技能所属機関の双方にとって、令和7年4月1日以降は、 支援中に把握した異常事案をどのように記録し、誰が判断し、どのタイミングで報告するか を明確にしておくことが重要です。

4. まとめ：特異事案報告は、登録支援機関が企業の違反や支援、生活等の問題を「知らなかった」で逃げられなくする制度

特異事案報告は、登録支援機関に対して、すべての生活相談を入管に報告させる制度ではありません。また、登録支援機関が労働法令違反や入管法令違反を最終判断する制度でもありません。

しかし、登録支援機関が支援を通じて、支援実施困難、外国人保護上の重大問題、所属機関の基準不適合を疑わせる事実を把握した場合には、記録・確認・是正要請・報告要否の検討が必要です。

特に、入管庁が、登録支援機関について、特定技能所属機関が基準不適合となった事実を隠蔽する目的で必要な報告をしない行為又は虚偽の報告を行う行為を不正行為類型に追加している点は重要です。

特定技能の受入れと支援は、単なる人材管理ではなく、在留資格・労務・生活支援・届出義務が重なる行政法務の領域です。登録支援機関・特定技能所属機関は、問題が顕在化する前に、専門家とともに届出・報告・記録管理の体制を整えることをおすすめします。

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