外国人社員を将来の取締役、代表取締役、事業責任者として登用し、例えば「技術・人文知識・国際業務」等の就労ビザや、あるいは起業のために「留学」から「経営・管理」へ在留資格変更する場面では、慎重な設計が必要です。

実務上、就労ビザといわれる「技術・人文知識・国際業務」や「高度専門職イ」、「高度専門職ロ」からの昇進を中心に解説していきます。まず先に取締役又は代表取締役へ就任させ、登記をしたうえで「経営・管理」への変更申請を行う方法が見られます。しかし、この方法には大きな問題があり、対応を間違えると、不許可や入管法違反の不利益処分とつながります。

例えば、現在の在留資格が「技術・人文知識・国際業務」である外国人が、変更許可前に会社の経営判断、契約締結、資金管理、採用判断、代表者としての業務執行等を行うと、その活動が「経営・管理」に該当し、現在の在留資格の範囲を超えるおそれがあるためです。

谷島行政書士法人グループでは、このような場面で、単に先に役員就任させるのではなく、在留資格変更許可を条件とする「予選決議」又は「停止条件付き役員就任・役員報酬決議」により、資格外活動違反を避けながら、「経営・管理」の在留資格該当性を立証する方法を採ることがあります。

「経営・管理」は役員登記だけで許可されない

「経営・管理」の申請では、取締役や代表取締役としての地位、役員報酬、事業内容、経営への関与内容などが重要になります。

しかし、ここで誤解してはいけないのは、役員登記があること自体が、直ちに「経営・管理」の在留資格該当性を満たすわけではないという点です。

「経営・管理」で重要なのは、形式的に役員名簿に名前があるかどうかではなく、申請人が実際にどのような経営又は管理活動を行うのかです。

具体的には、次のような事情が審査上重要になります。

したがって、「先に役員登記をしたから大丈夫」という考え方は危険です。むしろ、変更許可前に実質的な経営活動を開始していると評価されれば、資格外活動違反の疑義が生じます。

なお、「技術・人文知識・国際業務」からの昇進は変更許可を在留期限までに行えば許されるという例外運用も一部ありますが、法令上は例外がありません。また、不許可リスクを考えるとなるべく早く申請することが安全です。在留期限が先であれば、それまでに長い審査期間に耐えられ、また数度の申請ができるからです。

立証論点は2つ：資格外活動がないことと在留資格（活動の）該当性

「技術・人文知識・国際業務」から「経営・管理」へ変更する場合の役員就任には、主に2つの論点があります。

論点1：資格外活動違反を避けること

例えば「技術・人文知識・国際業務」は、技術、専門知識、国際業務等に従事する在留資格です。経営者として事業を運営する活動は、原則として「経営・管理」の領域です。

そのため、変更許可前に、役員報酬を支給し申請人が実質的に経営者として活動してしまうと、現在の在留資格で認められた活動を超える可能性があります。

特に注意すべきなのは、次のような行為です。

この点を曖昧にしたまま申請すると、「変更許可前から経営者として活動していたのではないか」という問題が残ります。

論点2：「経営・管理」の在留資格該当性を立証すること

一方で、資格外活動違反を避けるために、何も決めず、何も資料を出さないまま申請すると、今度は「本当に経営・管理活動を行う予定があるのか」が不明確になります。

「経営・管理」の申請では、単に将来役員になる予定であるというだけでは足りません。どのような地位で、どのような権限を持ち、どのような業務を担当し、いくらの報酬を受けるのかを具体的に説明・立証する必要があります。

そこで、谷島行政書士法人グループでは、事例によって例えば次のような資料設計を行います。

ここで重要なのは、資格外活動違反を避けることと、在留資格該当性を立証することを両立させることです。

谷島行政書士法人の実務：予選決議・停止条件付き決議

谷島行政書士法人グループでは、案件の内容に応じて、在留資格「経営・管理」への変更許可を条件として、役員就任や役員報酬の効力を発生させる決議を行う方法を検討します。

これは、会社内部ではあらかじめ経営者として登用する意思決定をしておきながら、変更許可前には経営・管理活動を開始させないための設計です。

予選決議とは

ここでいう予選決議とは、将来の在留資格変更許可を前提として、申請人を取締役、代表取締役、又は経営責任者として登用することを、会社の意思決定としてあらかじめ明確にするものです。

例えば、次のような内容を決議します。

このように設計することで、変更許可前には資格外活動を行わせず、変更許可後には直ちに「経営・管理」の活動を開始できる状態を作ります。

役員報酬も同時に又は順次決議する

「経営・管理」の在留資格該当性を立証するうえで、役員報酬は重要です。

報酬が未定であったり、許可後に改めて決めるだけであったりすると、申請時点で「どのような地位で、どの程度の経営責任を負うのか」が不明確になることがあります。

そのため、予選決議では、役員就任だけでなく、役員報酬の額、支給開始日、支給方法もあわせて決議することが有益です。

先に役員就任させる方法との違い

一般的には、先に取締役へ就任させ、その後に「経営・管理」への変更申請を行うケースもあります。しかし、この方法では、次のような問題が生じます。

当グループが重視しているのは、形式だけを整えることではありません。

重要なのは、変更許可前は「技術・人文知識・国際業務」の範囲内で活動し、変更許可後に初めて「経営・管理」としての活動を開始する、という時系列を資料上も実態上も一致させることです。

登記事項証明書に役員登記がない場合でも許可されることはあります

「経営・管理」の申請では、登記事項証明書が重要資料となります。しかし、登記事項証明書に申請人の役員登記がないことだけで、直ちに不許可になるとは限りません。

当グループでは、役員登記がまだされていない段階でも、予選決議、停止条件付き就任承諾書、役員報酬決議、職務内容説明書、事業計画書等により、変更許可後に経営・管理活動を行うことを立証し、許可された事例があります。

ただし、これはどの案件でも同じ結論になるという意味ではありません。

次のような事情を総合的に説明する必要があります。

つまり、「登記がないから弱い」のではなく、登記がない理由を合理的に説明し、許可後の経営・管理活動を具体的に立証できるかが重要です。

申請理由書で説明すべきポイント

この方法を採る場合、申請理由書では、次の点を明確に説明します。

現在の活動は「技術・人文知識・国際業務」の範囲内であること

申請人が現在行っている業務が、専門知識、語学、海外取引、マーケティング、設計、システム開発等の「技術・人文知識・国際業務」の範囲内であることを説明します。

この段階では、会社の重要事項の決定、代表者としての契約締結、資金管理、採用決定等を行っていないことを明確にします。

変更許可後に経営・管理活動を開始すること

次に、在留資格変更許可後に、どの役職に就き、どのような権限を持ち、どの事業を担当するのかを説明します。

単に「取締役に就任予定」と書くだけでは足りません。

具体的には、次のように説明します。

　・事業計画の策定
　・取引先との契約方針の決定
　・資金計画・予算管理
　・採用・人員配置
　・部門責任者の管理
　・新規事業の立上げ
　・海外拠点又は外国人材部門の統括
　・許認可事業の管理体制整備

役員報酬が決定されていること

「経営・管理」では、経営又は管理活動の対価として報酬が支払われることが重要です。

そのため、予選決議又は停止条件付き決議により、許可後の役員報酬額を明確にします。

このとき、報酬額が形式的・名目的な金額にとどまる場合、実質的な経営・管理活動と評価されにくくなる可能性があります。事業規模、職務内容、責任の重さ、同種職種の報酬水準等を踏まえて、合理的な金額を設定する必要があります。

資格外活動違反を避けるためにあえて条件付きとしていること

最後に、なぜ先に役員就任・登記をしていないのかを説明します。

これは消極的な事情ではありません。むしろ、現在の在留資格の範囲を超える活動を避けるため、コンプライアンス上、変更許可後に効力を発生させる設計としていることを説明します。

この点を明確にすることで、「まだ役員登記がないから不十分」という印象ではなく、「資格外活動違反を避けるために、時系列を適切に管理している」という説明に変えることができます。

添付資料の例

予選決議・停止条件付き決議を用いる場合、次のような資料を組み合わせます。

案件によっては、これに加えて、取引先資料、資金計画、採用計画、許認可関係資料、部門別収支計画、社内規程等を提出します。

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実務上の注意点

この方法は有益ですが、形式的に議事録を作れば足りるものではありません。

次の点に注意が必要です。

許可前に実質的な経営活動をしない

議事録上は条件付きであっても、実態として申請人が既に代表者のように活動していれば、資格外活動違反の疑義は残ります。

名刺、メール署名、契約書、社内稟議、銀行資料、対外説明資料などで、許可前から代表取締役又は経営者として表示していないか確認が必要です。

報酬の支給開始時期を明確にする

役員報酬は、在留資格変更許可後の就任日以後に支給する設計にします。

許可前に役員報酬を支払うと、資格外活動違反の問題が生じ得ます。反対に、報酬が未定又は不自然に低額であると、「経営・管理」の在留資格該当性が弱くなる可能性があります。

「役員登記がない理由」を積極的に説明する

役員登記がない場合は、その理由を隠すのではなく、明確に説明するべきです。

理由は、在留資格変更許可前に経営・管理活動を開始させないためです。これは、外国人本人と会社の双方が入管法上のコンプライアンスを重視していることを示す事情になります。

会社側の意思決定と本人の意思を一致させる

会社の議事録だけでなく、本人の就任承諾書、職務内容確認書、誓約書等も整えることで、会社側の意思と本人の意思を一致させます。

これにより、「許可後に本当に経営・管理活動を行うのか」という疑問を減らすことができます。

まとめ

「技術・人文知識・国際業務」から「経営・管理」へ変更する場合、単に先に役員就任させてから申請する方法は、資格外活動違反の疑義を生じさせることがあります。

一方で、許可後に初めて役員就任や報酬を決めるだけでは、申請時点で「経営・管理」の在留資格該当性を十分に立証できないことがあります。

そこで、谷島行政書士法人グループでは、案件に応じて、在留資格変更許可を条件とする予選決議・停止条件付き役員就任・役員報酬決議を用い、次の2つを同時に実現する設計を行います。

１．変更許可前には経営・管理活動を行わせず、資格外活動違反を避けること

２．変更許可後には、役職・権限・報酬・職務内容が明確な状態で経営・管理活動を開始できること

役員登記の有無だけでなく、活動の時期、報酬の発生時期、経営権限の内容、会社の意思決定資料を一体として整えることが重要です。

外国人社員を経営層へ登用する場合、又は「技術・人文知識・国際業務」から「経営・管理」への変更を検討している場合は、就任日、報酬決議、登記時期、申請理由書の整合性を慎重に確認する必要があります。