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外部監査人就任サービス｜監理支援機関の現場に強い行政書士法人

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育成就労の外部監査人は行政書士等の専門家であり公表リスクを負う

外部監査人は、単に許可申請書に名前を載せるための存在ではありません。
育成就労では、監理支援機関の各事業所について、外部監査人が3か月に1回以上監査等の業務の遂行状況を確認し、その結果を書面化して提出することが求められています。さらに、監理支援機関が育成就労実施者に行う監査には、各事業所につき年1回以上同行して確認することも求められています。

育成就労では、外部監査人が行政書士、弁護士もしくは社会保険労務士又はそれらの法人（行政書士法人等）に原則限られます。

資格があっても何もしない外部監査人を選任させている監理支援機関は育成就労で運営が厳しくなります。

そのため、外部監査人の選定では、資格の有無だけでなく、実際に外部監査を法令に基づき対応する専門的能力・体制・時間があるかを見なければなりません。これは法令文言を踏まえた実務上の重要点です。

外部監査人の氏名は公表されることになっているので、中途半端な外部監査で監理支援機関が処分されると、ダメージを受けることになります。外部であっても、巻き添えを受けるというより当事者に近い者として処分時における公表リスクがあるということです。

まず確認すべきは「独立性」

外部監査人の選定で最初に見るべきなのは、報酬額よりも独立性です。

育成就労法施行規則では、既に特定の監理支援機関の役職員になっている者は、他の監理支援機関の外部監査人になることはできないとされています。さらに、監理支援機関が監理支援を行う育成就労実施者との関係でも、一定の場合には外部監査人や計画作成指導の担い手になれない整理が示されています。

なお、員外役員・員外理事になっている者は、要件適合・欠格事由非該当であれば指定外部役員に技能実習ではなれますが、育成就労で「指定外部役員」は廃止されました。

したがって、外部監査人を選ぶ前に、少なくとも次の関係は整理すべきです。

ここを確認せずに契約を進めると、受任後に「そもそも外部監査人になれない」と判明することがあります。

なお、届出で機構から判明されると、業務停止リスクとなります。

選定時に見るべき5つのポイント

講習受講歴などの形式要件

育成就労では、外部監査人は、申請時点で過去3年以内に主務大臣が告示で定める講習を修了していることが必要とされています。もっとも、育成就労法施行前に技能実習制度における監理責任者等講習を受講した者も、外部監査人に選任できるとされています。

候補者が「制度に詳しい」と言っていても、講習受講歴の証憑まで確認することが必要です。

実地対応できるか

育成就労では3か月ごとの確認と年1回以上の同行監査が求められています。技能実習でも年1回以上の同行監査が必要です。

このため、外部監査人候補のレベルや契約範囲で以下をチェックしなければ、外部監査ができないなどで監理支援機関への処分の問題につながります。

法務・在留実務を横断して見られるか

外部監査は、単純な書類チェックだけでは足りません。
実際には、受入体制、支援実施状況、監査の頻度、説明記録、相談対応、外国人保護の運用などを横断して見ていく必要があります。育成就労でも技能実習でも、外部監査人は監査等の実施状況を確認して書面化する役割を担うため、制度理解だけでなく、記録不備や運用不備を指摘できる視点が重要です。

これは育成就労の前進及び併用されている技能実習の現場を外部監査人が知っていないと、強弱なくすべての違反を指摘するだけの外部監査になってしまうか、または何もしないかのどちらかになってしまいます。

法人名公表への理解があるか

育成就労のQ&Aでは、外部監査人になる者は、氏名（法人の場合は法人名）をOTITのホームページで公表することに同意している必要があります。

つまり、育成就労の外部監査人は、完全に裏方の仕事ではありません。このため、候補者側にも、公表を前提に品質管理を行う意識が必要です。

報酬・料金だけで決めないこと

外部監査人に支払う監査費用は当然監理費の対象となります。ただし、実務上は、相場が安すぎる案件ほど、が曖昧になりやすいです。

外部監査人は、安く「とりあえず」置けばよい役割ではなく、不備を見つける役割です。専門的な指摘を是正に使えばよいのです。

外部監査人からの指摘があっても、直ちに処分を受けるものではありません。主務省庁（窓口は育成就労機構）から臨時で調査立ち入りを受けたりするのは限られたケースです。

何もしない外部監査人は安いです。安さだけで選ぶと、結局は更新・変更・是正対応でコストが膨らみやすくなります。

契約書で必ず明確にしたいポイント

外部監査人契約では、少なくとも次の点を曖昧にしないことが重要です。

業務範囲

契約書では、次のどこまでを受任範囲に含めるかを明記した方が安全です。

育成就労では、外部監査人の就任承諾書・誓約書・概要書の提出が必要書類として示されています。
そのため、申請時の名前貸しだけでなく、就任後の実務範囲を契約で切り分けることが重要です。

実施頻度と日程調整

育成就労では3か月に1回以上の確認、各事業所につき年1回以上の同行監査が求められています。

したがって、技能実習年度（４月から翌年３月末）の最初に、年間スケジュールを決めてしまった方が確実です。暫定でも構わないので、いったん同行監査先も決めてしまいましょう。期限までにやらなかった違反のダメージは大きいからです。

行政処分や利益相反が判明した場合の扱い

受任後に、傘下企業との顧問関係や役職員との兼務関係、また行政処分その他違反が生じ、あるいは言われておらず契約後判明することもあります。
そのため、契約書には以下を入れておくのが安全です。

　・利益相反発覚時の通知義務
　・受任継続可否の協議
　・必要に応じた辞任・交代

非協力時の解除条項

外部監査人は、資料が出てこないと適正に監査できません。したがって、契約では、以下がある場合の解除条項を置くべきです。

外部監査契約でよくある失敗

「申請だけ乗り切ればよい」という発想は危険な理由

外部監査人は、就任承諾書を出して終わりではありません。育成就労では就任後の定期確認と同行監査が求められます。

申請時だけ整えても、実務や法令を知らない外部監査人であれば、問題がエスカレートしてシリアスな問題となっても解消する術を持っていません。法令制度と現場実務の熟知が外部監査人選定に必要な要素です。

契約書に業務範囲がない

「外部監査人業務一式」とだけ書くと、
どこまでが月額内で、どこからが追加対応かが不明確になります。

特に、是正勧告書、再監査、行政対応の補助まで含むのかは、先に分けておくべきです。

顧問契約との切り分けがない

行政書士法人や社労士法人が外部監査人になる場合、別ラインで受入企業側の顧問をしていることがあります。顧問契約がある場合、外部監査人となることは適当と評価されません。

この切り分けをしないまま進めると、独立性の問題が生じます。

育成就労施行後も技能実習外部監査人と並行実施

育成就労の開始後もしばらくは技能実習の経過措置が残るため、同じ団体で外部監査を並行させる可能性があります。もっとも、今回の論点は「並行の可否」そのものより、どの制度でも通用する外部監査人の選定基準と契約設計を先に整えることです。

谷島行政書士法人グループとしての実務提案

谷島行政書士法人グループのように、外国人雇用・在留資格・現場系許認可を横断して支援する行政書士法人では、外部監査人の選定支援も、単なる候補者紹介では不十分です。

重要なのは、次の3点を一体で見ることです。

外部監査人は「就任できる人」を選ぶだけでは足りず、後から説明責任を果たせる契約にすることが実務では決定的に重要です。

まとめ

外部監査人の選定では、資格や肩書だけでなく、独立性、実地対応力、記録化能力、公表リスクへの理解を確認すべきです。

また、契約では、業務範囲、頻度、報告方法、利益相反時の扱い、解除条項を曖昧にしないことが重要です。
外部監査人は「置いておく役職」ではなく、制度運用を止めるべき時に止められる体制の一部だからです。

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出典
出入国在留管理庁「育成就労制度Q＆A」
外国人技能実習機構「第5章 監理支援機関の許可等」
外国人技能実習機構「監理支援機関許可施行日前申請」
外国人技能実習機構「よくあるご質問（監理団体の許可申請関係）」
外国人技能実習機構「事業報告書作成要領」